Privacy Policy – BeOutside

Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR)

Ultimo aggiornamento: 26 ottobre 2026

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento dei dati personali è:

Claudio Zennaro, titolare della ditta individuale che opera con il nome commerciale BeOutside.

Per informazioni sul trattamento dei dati personali o per esercitare i propri diritti è possibile scrivere all’indirizzo email indicato.

2. Quali dati personali raccogliamo

In relazione ai servizi offerti e alle funzionalità utilizzate, BeOutside può trattare le seguenti categorie di dati:

  • Dati identificativi: nome e cognome.

  • Dati di contatto: indirizzo email e numero di telefono.

  • Dati per la gestione delle attività e delle coperture assicurative: codice fiscale, evento prenotato, data dell’attività e informazioni necessarie alla relativa organizzazione.

  • Dati relativi alle prenotazioni: numero dei partecipanti, importi dovuti, stato della prenotazione e comunicazioni relative all’attività.

  • Preferenze e autorizzazioni: risposte relative alla pubblicazione di fotografie e video, comprese le eventuali autorizzazioni per contenuti pubblicitari sponsorizzati.

  • Dati relativi alla newsletter: nome, email, data e modalità dell’iscrizione e preferenze di comunicazione, ove raccolte.

  • Dati tecnici di navigazione: informazioni generate dall’utilizzo del sito, secondo quanto indicato nella Cookie Policy.

BeOutside invita gli utenti a non inserire nei moduli informazioni personali non richieste, in particolare informazioni relative alla salute.

3. Prenotazione e gestione delle attività BeOutside

Quando un utente prenota un’escursione o un’altra attività attraverso il sito, BeOutside utilizza i dati forniti per:

  • registrare e gestire la prenotazione;

  • identificare i partecipanti;

  • organizzare l’attività e verificare la disponibilità dei posti;

  • comunicare conferme, informazioni logistiche, eventuali variazioni o cancellazioni;

  • gestire i pagamenti e gli eventuali adempimenti amministrativi;

  • predisporre le coperture assicurative previste per l’attività.

Le prenotazioni online sono gestite tramite Modern Events Calendar (MEC), installato sul sito BeOutside.

Le comunicazioni organizzative possono essere inviate tramite email, telefono o WhatsApp, utilizzando i recapiti forniti in fase di prenotazione.

Base giuridica: esecuzione del contratto o di misure precontrattuali richieste dall’interessato (art. 6, par. 1, lett. b, GDPR), nonché adempimento degli eventuali obblighi di legge applicabili (art. 6, par. 1, lett. c, GDPR). Per i dati raccolti presso altri partecipanti tramite chi effettua la prenotazione, la base giuridica e le relative modalità informative sono valutate in rapporto al trattamento concretamente effettuato.

Il conferimento dei dati necessari alla prenotazione è richiesto per poter gestire la partecipazione all’attività. In assenza di tali informazioni potrebbe non essere possibile completare l’iscrizione.

4. Prenotazioni effettuate per altre persone

Il sistema consente a una persona di prenotare più posti e inserire i dati identificativi e di contatto degli altri partecipanti.

In questo caso BeOutside riceve i dati attraverso chi effettua la prenotazione.

BeOutside mette a disposizione la presente informativa sul proprio sito e può trasmetterla direttamente agli indirizzi email comunicati per i singoli partecipanti.

Chi prenota per altre persone è invitato a informarle dell’iscrizione e a fornire dati corretti.

La comunicazione dei dati da parte del referente della prenotazione non costituisce, da sola, autorizzazione alla pubblicazione delle immagini degli altri partecipanti.

5. Gestione della copertura assicurativa

Per attivare le coperture assicurative previste per le attività, BeOutside raccoglie i dati necessari dei partecipanti, inclusi nome, cognome e codice fiscale.

I dati vengono inseriti nel portale LAGAP e possono essere comunicati ai soggetti coinvolti nella gestione della copertura, inclusa la compagnia assicurativa convenzionata.

Secondo le informazioni attualmente disponibili, la copertura per gli accompagnati risulta collegata a UnipolSai; l’esatta denominazione della compagnia e i ruoli privacy dei soggetti coinvolti devono essere verificati sulla documentazione assicurativa vigente.

I dati sono trattati limitatamente a quanto necessario per la gestione della copertura e gli eventuali obblighi connessi.

6. Fotografie, video e pubblicazioni sui canali BeOutside

Durante le attività possono essere realizzate fotografie e riprese video, anche destinate alla comunicazione delle iniziative BeOutside.

Quando una persona è riconoscibile e l’utilizzo richiede la sua autorizzazione, BeOutside raccoglie una specifica manifestazione di volontà prima della pubblicazione.

L’autorizzazione può riguardare:

  • pubblicazioni sul sito web e sui canali social ufficiali BeOutside, inclusi post, storie, fotografie e Reel;

  • utilizzo delle immagini in contenuti e campagne pubblicitarie a pagamento, compresi post, video e Reel sponsorizzati, quando espressamente autorizzati.

La partecipazione alle attività non è subordinata all’autorizzazione alla pubblicazione delle immagini.

In mancanza di un’autorizzazione valida, BeOutside evita la pubblicazione di immagini in cui l’interessato sia riconoscibile, salvo i casi in cui la pubblicazione sia consentita da un’altra specifica disposizione di legge.

Base giuridica: consenso dell’interessato, ove richiesto (art. 6, par. 1, lett. a, GDPR), e rispetto delle disposizioni sul diritto all’immagine.

Le autorizzazioni cartacee continuative possono valere anche per successive attività BeOutside, entro le finalità e le modalità espressamente indicate nel documento sottoscritto, fino a revoca.

È possibile revocare l’autorizzazione in qualsiasi momento scrivendo a info@beoutside.it. La revoca non pregiudica la liceità dei trattamenti già effettuati sulla base del consenso precedentemente prestato. BeOutside gestirà la richiesta rispetto ai contenuti sotto il proprio controllo, fermo restando che potrebbero esistere copie, condivisioni o diffusioni effettuate da terzi.

Immagini dei minorenni

Per le immagini di partecipanti minorenni BeOutside adotta una specifica procedura di autorizzazione da parte di chi esercita la responsabilità genitoriale, secondo le condizioni previste dalla normativa applicabile.

7. Newsletter e comunicazioni promozionali

Chi desidera ricevere aggiornamenti sulle attività BeOutside può iscriversi alla newsletter attraverso l’apposito modulo.

Per la gestione delle iscrizioni e l’invio delle comunicazioni BeOutside utilizza HubSpot.

I dati utilizzati per questa finalità comprendono, in particolare, nome, indirizzo email e informazioni relative all’iscrizione.

Le comunicazioni possono riguardare nuove escursioni, esperienze, eventi e iniziative BeOutside.

Base giuridica: consenso dell’interessato (art. 6, par. 1, lett. a, GDPR), quando richiesto per l’invio di comunicazioni promozionali.

L’iscrizione alla newsletter è facoltativa e distinta dalla prenotazione delle attività.

È possibile annullare l’iscrizione attraverso il collegamento presente nelle comunicazioni ricevute oppure scrivendo a info@beoutside.it.

8. Richieste di informazioni e contatti

Quando una persona contatta BeOutside tramite email, telefono, WhatsApp o altri canali messi a disposizione, i dati comunicati vengono utilizzati per rispondere alla richiesta e gestire gli eventuali rapporti successivi.

Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali richieste dall’interessato, oppure legittimo interesse del titolare a rispondere alle richieste ricevute, secondo il contesto.

9. Soggetti che possono ricevere i dati

I dati personali sono trattati dal titolare e dalle persone autorizzate che collaborano alla gestione delle attività BeOutside, nei limiti delle rispettive mansioni.

Quando necessario possono essere comunicati a:

  • fornitori di hosting e manutenzione del sito;

  • fornitori di servizi tecnici e gestionali utilizzati per le prenotazioni;

  • LAGAP e soggetti coinvolti nell’attivazione e nella gestione delle coperture assicurative;

  • HubSpot, per la gestione della newsletter;

  • fornitori dei servizi di posta elettronica e comunicazione;

  • professionisti e consulenti amministrativi, fiscali o legali;

  • autorità e altri soggetti ai quali i dati debbano essere comunicati in forza di obblighi di legge.

Per i contenuti fotografici e video pubblicati online possono inoltre essere coinvolte le piattaforme social e pubblicitarie utilizzate da BeOutside, in particolare Facebook e Instagram, appartenenti a Meta.

I fornitori trattano i dati secondo il ruolo loro applicabile, ad esempio quali responsabili del trattamento o autonomi titolari. I dati non vengono ceduti a terzi per finalità commerciali autonome non dichiarate nella presente informativa.

10. Cookie e servizi tecnici del sito

Il sito può utilizzare cookie tecnici e, laddove presenti e attivati, ulteriori strumenti di terze parti.

La gestione delle preferenze relative ai cookie avviene attraverso il sistema di consenso Complianz.

Per informazioni sui cookie utilizzati, sulle relative finalità e sulle modalità di modifica delle preferenze è possibile consultare la Cookie Policy (UE) disponibile sul sito BeOutside.

L’eventuale utilizzo di strumenti statistici, pubblicitari e di tracciamento avviene nel rispetto delle condizioni di legge applicabili e delle preferenze espresse dagli utenti.

11. Periodi di conservazione

I dati personali sono conservati per periodi proporzionati alle finalità per cui sono stati raccolti.

In particolare:

  • Dati delle prenotazioni: per il tempo necessario alla gestione dell’attività e ai successivi adempimenti amministrativi, contrattuali o alla gestione di eventuali contestazioni.

  • Dati assicurativi: secondo i tempi richiesti dalla gestione delle coperture assicurative e dagli eventuali obblighi applicabili ai soggetti coinvolti.

  • Newsletter: finché permane l’iscrizione, salvo la conservazione limitata delle informazioni necessarie a documentare il consenso, la disiscrizione o l’adempimento di obblighi applicabili.

  • Autorizzazioni foto/video: per la durata dell’autorizzazione e, successivamente, per il tempo necessario a documentare le scelte espresse, le eventuali revoche e la corretta gestione delle pubblicazioni.

  • Richieste di contatto: per il tempo necessario a rispondere e gestire gli eventuali rapporti che ne derivano.

Al termine dei periodi applicabili, i dati vengono cancellati, anonimizzati o conservati ulteriormente soltanto in presenza di una base giuridica che lo consenta.

I periodi e i criteri concreti di cancellazione devono essere definiti e applicati anche nei sistemi informatici effettivamente utilizzati.

12. Trasferimenti di dati fuori dallo Spazio Economico Europeo

Alcuni fornitori tecnologici e piattaforme utilizzate da BeOutside possono comportare trattamenti o trasferimenti di dati personali verso Paesi situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo.

Tali trattamenti devono avvenire in conformità alle disposizioni del GDPR, mediante gli strumenti giuridici applicabili, come decisioni di adeguatezza o garanzie appropriate.

Le informazioni dettagliate sui trasferimenti effettuati dai singoli fornitori devono essere verificate sulla documentazione contrattuale e privacy dei servizi effettivamente utilizzati.

13. Sicurezza dei dati

BeOutside adotta misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, perdite, alterazioni e utilizzi non consentiti, in relazione ai rischi dei trattamenti effettuati.

L’accesso ai dati delle prenotazioni e alle autorizzazioni è limitato alle persone che ne hanno necessità per svolgere le attività organizzative.

14. Diritti degli interessati

Le persone cui si riferiscono i dati personali possono esercitare, nei casi previsti dal GDPR, i seguenti diritti:

  • accesso ai propri dati;

  • rettifica dei dati inesatti;

  • cancellazione;

  • limitazione del trattamento;

  • opposizione al trattamento;

  • portabilità dei dati, quando applicabile;

  • revoca del consenso precedentemente espresso.

Le richieste possono essere inviate a info@beoutside.it.

Gli interessati hanno inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali attraverso i canali disponibili su www.garanteprivacy.it.

15. Modifiche alla presente informativa

BeOutside può aggiornare questa informativa in caso di modifiche ai servizi, agli strumenti utilizzati o agli obblighi normativi.

La versione aggiornata sarà pubblicata su questa pagina, con indicazione della data dell’ultimo aggiornamento.